Forestil dig, at du har en samtale med din chef, og gør din sag til en rejse. Eller måske taler du med en større klient og foreslår en ny programimplementering.
Forestil dig nu, at under den samtale kontrollerer den person, du taler med, e-mail, vipper gennem en notesbog eller sms væk på hans eller hendes mobiltelefon. Eller hvad hvis han eller hun fortsætter med at afbryde eller være uenig, før du er i stand til at gøre dit komplette punkt?
Det er utroligt frustrerende, men desværre sker det hele tiden. Det er ingen hemmelighed, at lytte er blevet sværere end nogensinde på dagens arbejdsplads. Vi har så mange gadgets, enheder og underretninger, der råber om vores opmærksomhed hvert minut på dagen - og vi narrer os ofte til at tro, at de er vigtigere end en samtale, der udspiller sig lige foran os.
Vi har også en biologisk udfordring: Vi kan lytte omkring tre gange hurtigere, end nogen kan tale. Det betyder, at vi har overskydende kapacitet i vores hjerne, der vil vandre væk og underholde sig selv, medmindre vi tager skridt til med vilje at styre det.
Når du først lærer, hvordan du gør det, øger du imidlertid din værdi på kontoret alvorligt. I sin klassiske bog, How to Win Friends and Influence People , citerer Dale Carnegie, at det at være en god lytter er en af de mest potente ting, du kan gøre for at øge din indflydelse og sandsynlighed. Plus, lytter er en af de bedste færdigheder, som arbejdsgivere søger hos potentielle og nuværende medarbejdere, og det er korreleret med den opfattede evne til at lede (læs: bedre chance for promoveringer).
Så på dit næste møde er det værd at være opmærksom på, hvordan du nærmer dig samtaler med andre. Find dig selv at blive distraheret? Her er fire tip, der kan hjælpe dig med at overvinde den fristelse, finpudse dine lyttefærdigheder og vise folk, at du virkelig bryder dig.
1. Bliv mentalt og fysisk til stede
Mest tydeligt - og alligevel, måske vigtigst - tager beslutningen om at være en forsætlig lytter til hver samtale. Skub andre aktiviteter, frister og to-do lister fra dit sind, og vær til stede i den aktuelle diskussion.
For at vise, at du virkelig er forlovet, skal du lægge din mobiltelefon ned, stoppe sms'en og lukke din notebook. Hvis du sidder bag et skrivebord, hvor det kan være fristende at multi-opgave, skal du lukke din bærbare computer og flytte papirer til siden. Dette fortæller den anden person, at du er klar til samtalen.
2. Øv dig på din neutrale lytteposition
Jeg blev engang lært at lytte uden at gøre nogen ansigtsudtryk, inklusive nikker eller smilende. Jeg taler ikke om et blankt blikket overblik; Jeg taler om et neutralt ansigtsudtryk, der ganske enkelt siger: ”Jeg lytter.”
Når du lytter til nogen, er der ofte en naturlig tendens til fysisk at reagere på det, han eller hun siger, i stedet for blot at lade det synke ind. Måske skaber du et ansigt, fyrer dine bryn eller smiler her og der. Selvom du måske tror, at det viser din interesse i samtalen, forstyrrer alle disse aktiviteter faktisk din evne til at lytte og den anden persons evne til at blive hørt.
Lyt i stedet i en neutral position, der viser, at du er forlovet, men ikke formodende. Brug åbent kropssprog (dvs. kors ikke dine arme), undgå ekstreme ansigtsudtryk (uanset om de er gunstige eller afvisende), og niks fodtapning og andre ubehagelige vaner, der signalerer utålmodighed.
Jeg har fundet ud af at ved at antage en neutral kropsstilling, forbereder jeg mig mentalt til at lytte. Det hjælper mig med at stoppe dømmekraft, fokusere på lytteren og holde mig væk fra fristelser med flere opgaver.
3. Tilbud uafbrudt taletid
Afbrydelser findes i mange former. Du kan interject kommentarer for at blive enige eller tilskynde taleren, mundtligt udfordre ham eller hende til at udtrykke uenighed eller forsøge at vise empati ved at kaste lejlighedsvis, "Åh, jeg ved nøjagtigt hvordan du har det."
Velmenende eller ej, afbrydelse gør effektiv kommunikation umulig. To mennesker kan umuligt tale over hinanden og begge høres.
I stedet foreslår jeg at bruge en teknik, som mæglere bruger, når de letter konflikt: Giv den anden person uafbrudt taletid.
Det lyder enkelt, men her er fangsten: Dit mål i løbet af denne tid er at lytte med det formål at gentage, hvad der er sagt. Når det er dit mål, vil du lytte med en anden hensigt (faktisk forstå hvad der siges) i stedet for at prøve at afbryde dine egne tanker.
4. Gentag tilbage og still validerende spørgsmål
Når du har lyttet og optaget, kan du bruge valideringsspørgsmål for at sikre dig, at du har hørt højttaleren korrekt.
Start med at gentage kort, hvad du har hørt:
- Så hvad jeg siger, er _ _ ___. Er det rigtigt?
- Lad mig sammenfatte, hvad jeg hørte dig sige: _ _ ___. Gik jeg glip af eller mistolket noget?
Stil derefter afklarende spørgsmål om noget, du ikke 100% forstod:
- Når du siger indtægter, hvilke specifikke indtægter henviser du til?
- Kan du gentage det? Jeg vil være sikker på, at jeg har hørt dig korrekt.
- Vil du fortælle mig mere om din indsamlingsplan til dette projekt?
Med disse spørgsmål besvaret, har du ikke kun en krystalklar forståelse af samtalen, men du vil også demonstrere for taleren, at du virkelig investerer i det, han eller hun har at sige.
Forbedrede lyttefærdigheder skiller dig ud som en kollega og leder, da andre begynder at bemærke, at du tager dem alvorligt i dine samtaler. Begynd på at tage disse trin for at forbedre dit lytter spil, og du vil også oprette dit karriere spil.
