Du har lavet det, du anser for at være den perfekte e-mail. Det er venligt - men ikke for venligt. Det er godt organiseret med fed skrift og kuglepunkter. Du kastede endda en sød emoji til god målestok.
Du trykker på "send" på det mesterværk af dig og venter på, at de uundgåelige svar begynder at rulle ind. Du venter en time, derefter fire timer og derefter to dage. Alt hvad du har hørt som svar på den perfekt polerede besked fra dig? Crickets - og lyden af din egen frustration, der gentager sig i din hjerne.
Hvad giver? Du troede, at du fulgte alle disse afprøvede og ægte e-mail-regler. Du firedoblet-kontrolleret, at du sendte den til de rigtige modtagere. Du har endda læst den igen for 800. gang for at sikre, at intet kunne misforstås som uhøfligt eller passivt aggressivt. Så hvorfor får du kun radio stilhed til gengæld?
Langsomt ned - du tænker muligvis for det. Faktisk kan det være, at din e-mail bare er alt for lang .
For langt?
Er du begejstret, når du skal vade gennem en e-mail, der er så tæt, at det giver dig en håndkramp fra at rulle så meget? Sikkert ikke. Chancerne er, at dine modtagere føler sig på samme måde.
I henhold til forskning udført af e-mail-udvidelse, Boomerang, er den ideelle længde et sted mellem 50 og 125 ord. Meddelelser i dette interval gav svarprocent på over 50%.
Hvordan ser den længde nøjagtigt ud? Se tilbage op på "For lang?", Og stop derefter dine øjne lige her . Det er 87 ord, som er smækkende dab midt i det interval, du vil være i.
Boomerang fandt, at svarprocenten faldt fra 50% for 125-ord-e-mails og til 44% for e-mails på 500 ord. For beskeder, der var utrolige 2.500 ord eller mere? Svarprocenterne tog en reel noseive - til under 35%.
Se hvad jeg mener? De langvarige beskeder, du er blevet udkonkurreret, kommer sandsynligvis til at folde folk til tårer. Du er bedre til at holde tingene korte (men ikke for korte - du vil trods alt forblive over disse 50 ord).
Sådan krymper du dine e-mails
”Men alt hvad jeg siger er supervigtigt , ” mumler du til dig selv lige nu. Tro mig, jeg har det - jeg kan selv være en temmelig forfatter. Men da jeg lever med at strenge sammen breve, har jeg formået at lære et par tricks og taktikker, der hjælper mig med at holde længden i skak.
1. Kig efter kommaer
Dette er et af mine foretrukne tricks, der skal bruges, når jeg ved, at jeg er nødt til at trimme nogle skrifter ned. Jeg scanner tilbage over hele stykket og holder mine øjne skrælede efter eventuelle kommaer. Mens de ofte kan inkluderes på lister, finder du dem også efter en masse korte introduktionssætninger (jeg har allerede brugt en hel del af dem i denne netop artikel).
Når du prøver at holde tingene korte, kan disse sætninger let fjernes - uden at ofre din samlede besked. Fra sætninger som "Bare for at være klar" til "I tilfælde af at du spekulerer på" til endda en enkel, "Naturligvis" er de unødvendige kvalifikationer, der kun optager dyrebare ejendomme.
2. Fjern adjektiver og adverb
Sletning af blomstrende adjektiver og ubrukelige adverb fra din modbydeligt lange e-mail kan absolut gøre det kortere. Vil du have et eksempel? Fjern dem fra den første sætning, og du sidder tilbage med, "Sletning af adjektiver og adverb fra din e-mail kan gøre det kortere."
Ja, de kan give en smule venlighed og en samtale tone til dine meddelelser. Men når du søger at reducere dit ordantal, bør de være en af de første ting, der skal gå. Når alt kommer til alt er det totalt muligt at skrive kortere e-mails uden at gå af som koldt eller uhøfligt.
3. Forfine dit fokus
Hvis du går gennem begge disse trin og stadig finder dig selv langt over denne grænse på 125 ord, kan du forsøge at dække for meget. Ville du have det bedre med at opdele tingene i forskellige, kortere beskeder?
I stedet for at sende hele teamet en oversigt, der diskuterer detaljerne i dit nylige projekt, beder om ideer til firmaets picnic og minder også alle om, at din boss fødselsdag kommer op, vælg et emne og hold dig til den. Ikke kun vil din e-mail være kortere, men også mere organiseret.
Tag det fra mig, jeg ved, at det ikke altid er en nem opgave at forkorte din skrivning - der er en grund, William Faulkner omtalte det som "at dræbe dine elskede".
Hvis du stadig kæmper for at undgå at skrive krig og fred , så spørg dig selv: Hvis dette emne er så massivt, er det bedst egnet til e-mail? Eller skal du hente telefonen, planlægge et møde eller endda oprette en Google Doc, hvor alle kunne samarbejde - i stedet for at tilstoppe alles indbakker?
At sætte den forudgående overvejelse sammen med ovenstående tre tip ind, betyder, at dine e-mails er korte, til det punkt, og - vigtigst af alt - besvaret.
