Der er en masse talentfulde administrative assistenter derude. Jeg har mødt mange mennesker, både mænd og kvinder, der har gjort karrierer som udøvende assistenter, kontorledere eller administrative koordinatorer og dyrket deres talenter med begivenhedsplanlægning, projektledelse og klient-concierge til en godt betalt karriere. Denne type arbejde er vigtig og holder virksomheder i gang.
Jeg er dog ikke administrativ assistent - jeg er heller ikke særlig talentfuld til disse administrative opgaver. Jeg er fantastisk med klienter, men når det kommer til at koordinere flere menneskers rejser og transport, er jeg ikke din pige. Jeg er venlig, men min stemme, der ligner tonehøjden som en 10-årig, egner sig ikke til en professionel telefonopførsel. Jeg ved ikke naturligt, hvor mange pund kartoffelsalat der skal bestilles til en 20-personers frokost. Faktisk har jeg aldrig planlagt en stor fest - min mor planlagde hele mit bryllup.
Og alligevel er det ofte antaget, at jeg ville påtage mig administrative opgaver på arbejdet - notater, bestilling af frokost, kopiering - fordi jeg er den eneste kvinde, der er involveret i et projekt. Mange professionelle kvinder har delt lignende oplevelser med mig. Faktisk fortalte en tidligere kollega i forlags- og mediebranchen for nylig, at hendes mandlige kolleger tog for givet, at hun ville sende kalenderinvitationer, booke mødelokaler og notere et tværprojekt. Hun er senior direktør og har over 15 års erfaring, på lige fod med eller overstiger kollegernes.
Hvad der er endnu mere foruroligende er antagelsen om, at kvinder på en eller anden måde er mere rustede til at gøre disse ting end deres mandlige kolleger. Selvom vi har gjort så meget fremskridt, kan nogle (selvfølgelig ikke alle) af vores ældre mandlige kolleger synes at ryste troen på, at os gals bare er bedre til at notere og sende invitationer.
Jeg tøver med at skrive et ”hvordan man” -stykke om håndtering af denne situation, fordi ansvaret for at vende kulturelle traditioner ikke kun bør falde på ét køn. Men hvis du er som mig, har du arbejde at udføre (faktisk arbejde, det arbejde, du får betalt for at gøre), og du er nødt til at nippe dette problem i knoppen, når det sker. Så at erkende, at dette er kortvarige rettelser til et problem, der vil tage mere end et par arbejdsdage at rette op, her er hvad der har fungeret for mig.
1. Spørg dig selv: Er dette et øjeblik "Alle hænder på dæk", eller er dette upassende?
Jeg har ikke noget imod at slå ind i en situation med "alle hænder på dækket". For eksempel arbejder jeg i øjeblikket for en lille opstart, og som et resultat af virksomhedens størrelse og budget har jeg påtaget mig ansvaret vedrørende drift, økonomi og HR, som normalt ikke kræves af nogen i marketing. Jeg betragter disse ekstra opgaver ikke som uhensigtsmæssige, men snarere jordbunden i opstartverdenen.
Hvis du på den anden side finder ud af, at dine teammedlemmer gentagne gange beder dig (i stedet for andre lige så velholdne fagfolk, og især i stedet for dine mandlige kolleger) om at tage sig af administrative opgaver, der ikke har relation til din position - som bestilling eller afhent frokost - gå videre til nr. 2.
2. Etablere ikke et præcedens
I en af mine første stillinger på kandidatskolen tilbød jeg at hente frokost til min chef den første dag. Jeg prøvede at være dejlig, men jeg vidste ubevidst en farlig præcedens: Derefter bad han mig om at få frokost til ham hele tiden.
Der er ikke noget galt i at være venlig og hjælpsom, men der er masser af måder at udtrykke en vilje til at gå ud over pligtopkaldet bortset fra at køre personlige ærinder eller springe op, når nogen har brug for noget FedExed. Lær af min fejltagelse, og tænk længe og hårdt, inden du går ned ad denne vej.
Faktisk kan du også indstille præcedensen, som du ikke gør: Hvis du er i et projektteam, der ikke har en administrativ person tildelt det, skal du tage tid under det indledende planlægningsmøde til direkte at løse spørgsmålet om, hvem der vil sørge for at arrangere møder, få trykt dokumenter osv. Anbefal fra get-go, at disse opgaver er fordelt på alle, eller at teammedlemmer skifter hinanden.
3. Lær dem hvordan man fisker
Målet med frivilligt arbejde til at gennemføre administrative opgaver skal være at vise din vilje til at samarbejde og få gjort arbejde, ikke at vise, at du bare gør arbejde for andre mennesker. Med det i tankerne, hvis du finder ud af, at kolleger gentagne gange beder dig om at scanne, faxe, kopiere eller planlægge møder, skal du blot sige, ”Lad mig vise dig, hvordan du gør dette, så du ikke behøver at fortsætte med at spørge mig. Det er virkelig let. ”Og derefter gå dem gennem processen.
Dette vil både afskrække personen fra at bede denne fordel igen og mindske den fjollede følelse af ”Jeg er bare så hjælpeløs og dårlig med teknologi, er det ikke sød?”, Der ofte ledsager disse anmodninger. Du og jeg ved begge, at opgaver som disse ikke kræver magiske kræfter, bare et par minutters tid. Og når vi taler om tid:
4. Stå op i din værdifulde tid
Hvis en kollega beder dig om at kopiere og samle en stak med 40-siders dokumenter, beder han dig om at dedikere tid til en opgave, som mange mennesker kunne udføre i stedet for at arbejde på dine faktiske projekter, hvilket antagelig kun du kan gøre.
Præsteriske aktiviteter er vigtigt, men det betyder ikke, at du skal passe dem dag ind og dag ud. Du har et andet job at gøre, og at tage tid væk fra det kan have skadelige virkninger. Hvis din præstation lider, fordi du brugte for meget af din tid på administrative opgaver, vil din manager se dette som en manglende evne til at prioritere effektivt. Du kan også sende en meddelelse om, at du faktisk foretrækker driftsrelateret arbejde. Husk i stedet, at ethvert "valgfrit" ansvar skal være muligheder for at demonstrere dine evner, udvikle sig professionelt eller vise din manager, at du bevidst tænker på din fremtid med virksomheden.
Jeg kan ikke understrege nok, at der ikke er noget nedslående ved administrativt arbejde. Men hvis du ikke har en administrativ rolle, er der ingen grund til, at dine kolleger skal kræve eller antage, at du er standardadministrator, bare fordi du er den eneste kvinde i mødelokalet. Stå op for dig selv og kom tilbage på arbejde.
