Jeg er en proff ved at nå indbakke nul. Når det er sagt, er jeg ikke langt op ad stigen endnu, så jeg modtager kun en håndfuld e-mails i timen.
Men når du begynder at klatre i rækkerne, bliver dette notifikationsnummer større og større. Og endnu vigtigere er det også antallet af andre ansvarsområder, du påtager dig. Grundlæggende flytter e-mail til bunden af listen "ting du skal gøre", fordi det skal.
Det forhindrer dog ikke, at beskeder hæver sig. Mens mange mennesker bruger apps og hacks til at styre strømmen, tager administrerende direktør Tom Patterson en anden tilgang. Ifølge en af LinkedIns højest rangerede artikler i året løste han dette problem ved at bruge en OOO-besked, mens han er på kontoret :
Temmelig klog, ikke? Som manager tillader dette ham at fokusere på de ting, der betyder noget, samtidig med at han opmuntrede sit team til at løse deres egne problemer. Betty Liu, en top LinkedIn-influencer og forfatter af artiklen, opsummerer, hvorfor denne tilgang fungerer så godt:
”Sager, der syntes presserende, løste sig uden 200-plus-e-mails, der flyver over et 'Svar alle'-terræn. Ting, der virkelig var presserende, berettigede telefonopkald. Og hvis Toms folk vidste, at han kun skulle afbrydes for virkelig vigtige spørgsmål, tog de det på sig selv at tage deres egne beslutninger. Intet af dette ville være sket, hvis Tom var tilgængelig hele tiden via e-mail for at tage sig af enhver lille detalje. ”
Med dette sagt er du sandsynligvis ingen administrerende direktør - hvilket betyder, at denne teknik muligvis ikke fungerer for dig, og kan endda irritere nogle mennesker over og under dig. Men hvad dette antyder er, at der er måder, du kan bruge OOO-meddelelser på også for at hjælpe dig.
Når du f.eks. Er på vej til at tage på ferie, kan du indstille din OOO-besked en dag tidligt for at reducere unødvendige bagvedlængder. Eller du kan oprette et autosvar for at gå af hver weekend for at træne din chef til at sende færre beskeder efter arbejdstid. Eller du kan bruge det en eftermiddag til dit interne team, når du prøver at indpakke et kæmpe projekt og ikke har tid til at svare på ikke-presserende spørgsmål.
Det ser sådan ud:
Jeg bruger i eftermiddag på at udfylde den kvartalsvise datarapport. For at få det til i tide (og få det til at se godt ud for alle fine mennesker), svarer jeg kun på presserende e-mails mellem kl. 13 til 18 i dag. Derefter kommer jeg tilbage til alle. Tak for forståelsen!
Mit punkt? Du behøver ikke at være administrerende direktør for at tage kontrol over din indbakke. Du skal bare være villig til at finde en tilgang, der giver mening for dig (og dit team).
