Når en medarbejder nervøst nærmer sig dit kontor med klamme hænder og hovedet ned, kan det kun betyde et par ting: Hun bare "ved et uheld" gav en vred klient et stykke sind, hun fejlagtigt lagde den endelige kopi af den økonomiske rapport i papiret shedder, eller - hun giver dig hende to ugers varsel.
Forhåbentlig behøver du aldrig at beskæftige sig med hele papirfrimørsaken, men som manager vil du møde en ansættelsesfratræden før eller senere. Og uanset om hun var en stjernen medarbejder, du troede var i livet, eller om du begge så dette komme, er det op til dig at foretage de næste to uger - og overgangen efter - så glat som muligt for dig, for dit team og for din snart at være tidligere medarbejder.
Måle situationen
Efter min erfaring kan den måde, en medarbejder henvender sig til hans eller hendes resterende to uger på, være helt uforudsigelig. Jeg har haft toppresterende medarbejdere, der fortsatte deres stjernearbejde lige indtil deres sidste fredag kl. 5, men jeg har også haft typisk strålende medarbejdere, der bliver uproduktive og sure - en bestemt, der åbent annoncerede sit job utilfredshed med hendes kolleger og fortalte åbenlyst mig (hendes direkte vejleder!) at hun bare “ikke ligeglad mere”.
Så dit første skridt er at være nøje opmærksom på medarbejderens generelle holdning, når hun giver sin fratræden. Udtrykker hun bekymring for at indpakke sit resterende arbejde? Eller bemyndiger hendes fratræden, som min medarbejder-slaget, pludselig hende til åbent at klage og se bort fra sit resterende arbejde?
Måling af hendes reaktion kan hjælpe på et par måder. For det første vil det hjælpe dig med at beslutte, hvordan du bedst annoncerer hendes afgang til resten af teamet - om du overlader det til hende at fortælle hendes kolleger, eller om du ringer til et hurtigt teammøde, så du kan sætte tonen, før hun gør det. Det kan også føre til en diskussion om, hvordan hun håndterer hende de næste to uger. Selvom det tydeligvis er hendes valg at diskutere hendes utilfredshed (eller hendes spænding over sit nye job) i sit private liv, er arbejdspladsen ikke et passende afsætningsmarked - og det kan du være nødvendigt at fortælle hende.
Udarbejd en overgangsplan
Det næste trin er at arbejde sammen med din medarbejder for at udvikle en overgangsplan. Hendes idé om, hvad der skal afsluttes, før hun forlader virksomheden, kan afvige fra din, så det er vigtigt at samarbejde laver en liste over alle hendes regelmæssige ugentlige opgaver, de projekter, hun i øjeblikket arbejder på, og klienter, hun holder direkte kontakt med. Brug god tid på denne liste, så den bliver så omfattende som muligt, da du snart bliver nødt til at beslutte, hvem der kan overtage disse projekter og ansvarsområder på kort sigt. Du skal også sammen beslutte, hvordan man proaktivt skal kontakte medarbejderens faste klienter, sælgere og kolleger, så deres e-mails og telefonopkald pludselig ikke bliver besvaret.
Overgangsplanen skal koge helt ned til specifikke løse ender, der skal bindes sammen, før den bortkomne kage klippes fredag eftermiddag (f.eks. At få det endelige tegn på sidste måneds budget eller færdigbehandling af dagsordenen for næste måneds afdelingsmøde). At have en specifik og begrænset liste over endelige doser giver din medarbejder en fornemmelse af formål og struktur i hendes sidste to uger - og vil sikre, at hendes overgang er så problemfri som muligt.
Jeg anbefaler at gøre dette inden for en uge, hvor hun meddelte hende, og derefter tjekke ind igen et par dage, før hun rejser for at sikre sig, at hun er på banen for at afslutte det hele.
Sørg for, at du ved, hvad hun ved
Inden din medarbejder går ud af døren, skal du sørge for, at hun ikke tager vigtige oplysninger med sig. Jeg mener ikke, at du skal tjekke hendes taske for kopier af virksomhedens økonomiske rapport - men hvis hun har været i virksomheden i lang tid, er der en god chance for, at hun har udviklet nogle unikke evner eller viden, som du og resten af teamet måske ikke være opmærksom på. Og medmindre du overfører denne viden til et andet teammedlem, vil det gå lige ud af døren sammen med denne medarbejder.
For omkring et år siden forlod en af mine medarbejdere virksomheden temmelig pludselig. Efter at hun var væk i et par dage, indså jeg, at hun var den allerførste medarbejder i hele afdelingen med arbejdskendskab til et gammelt softwareprogram - et, som vi ikke solgte mere, men stadig tilbød teknisk support til. Da hun var den eneste, der vidste, hvordan man skulle bruge denne software - var vi i store problemer.
Så tag det fra mig - det er vigtigt at evaluere den fratrædende medarbejders viden. Hvis du opdager, at hun ved noget, der skal deles med teamet, skal du sætte dig ned med hende og udføre en "videnoverførsel" - det er, at hende skal forklare (eller endda bedre, dokumentere) den viden grundigt, så du er ikke tilbage i løbet, når hun rejser om et par uger.
Evaluer behovet for en udskiftning
Når du har oprettet en overgangsplan og gennemført en videnoverførsel, har du en ret god idé om, hvad din medarbejder gjorde, og hvor meget arbejde der bliver tilbage, når hun er væk. Derefter vil du sammenligne disse oplysninger med dit teams aktuelle prioriteter, opgaver og arbejdsbyrde, så du kan bestemme, om og hvornår du har brug for at ansætte en erstatning.
For eksempel kan du indse, at hendes arbejdsbyrde er så skræmmende, at du har brug for at få en temp i ASAP. I andre tilfælde kan du muligvis distribuere alle hendes projekter til nuværende teammedlemmer i et par uger, mens du venter på at finde den rigtige kandidat. Eller du er måske klar over, at det nu er et godt tidspunkt at omstrukturere positionen, og hvordan den passer ind i dit team. Hvis du for eksempel let kunne give din medarbejders resterende arbejde til andre teammedlemmer, kan du måske forlade at ansætte en anden projektleder og i stedet vælge at ansætte en salgsmedarbejder, der kan begynde at generere flere kundeemner.
Under alle omstændigheder er det en god ide at starte eventuelle ansættelsesprocesser før snarere end senere. Så inden dage efter at hun har givet sin fratræden, poler du den jobbeskrivelse, underret HR og gør dig klar til at grave gennem nogle cv.
Ønsk din medarbejder godt
I sidste ende skal du huske, at forretningen med at miste en medarbejder er mere end bare vel, forretning. Uanset omstændighederne, skal du sørge for, at du begge forlader på gode vilkår. Ønske hende vel i sin nye position, tilbud at være en reference i fremtiden og opfordre hende til at holde kontakten. Selv hvis hendes præstation ikke var den største i løbet af de sidste to uger, er der ingen grund til at brænde den bro - du ved aldrig, hvornår du vil krydse stier igen i fremtiden.
Det er hårdt at miste en medarbejder (især en stor) - men som manager skal du indse det før eller senere. Så det er bedst at være forberedt med en handlingsplan - og selvfølgelig kan et inderligt kort og farvelkage altid hjælpe med at lette smerten.
