Der er intet tilbage at tackle på din opgaveliste. Desværre er det ikke fordi du har været en produktivitetsstjerne. Det skyldes, at hver sidste ting på din liste står stille - i afventning af en godkendelse, redigeringer eller vejledning fra din manager.
Ledere gør dette ofte med de bedste intentioner. De vil se, gennemgå og støtte alt, der går ud af afdelingen for at sikre, at det er det bedste, det kan være. Men i processen bygger e-mails sig op i deres indbakke, og medarbejderne sidder rundt og venter på godkendelser, de har brug for for at gå videre med deres projekter.
Hvordan håndterer du en flaskehals, der hindrer din evne til at få dit arbejde gjort? Her er et par tip til at tackle en mikromanagerchef.
Plan for det
Kender du den ven, der er for sent til alt? Det er hun, der siger ”Jeg er næsten der!” Når hun endnu ikke har trukket sig ud af sin indkørsel. Du kan håndtere hendes evige forsinkelse i et stykke tid, men når du ved, at der er en vigtig begivenhed, som hun absolut skal være i tide til - ligesom dit bryllup - fortæller du hende, at det starter en time tidligere, end det faktisk gør. Og så dukker hun perfekt op til tiden.
På samme måde skal du planlægge forude, når du ved, at du vil støde på en flaskehals. Det kan for eksempel betyde at få rapporten ind i din manager's indbakke en uge tidligere, end du ellers ville, for at tildele noget ekstra tid for ham eller hende til at gennemgå og godkende den. Eller, hvis du skriver et virksomhedsnyhedsbrev, måske får du din lederes godkendelser af hver af historieideerne, før du rent faktisk begynder at skrive - i stedet for at arbejde for at udfylde hele nyhedsbrevet og derefter præsentere det for hendes godkendelse, og tvinger en stram frist til sandsynligvis ikke vil blive opfyldt.
Påmind, mind igen
Den absolut værste ting, du kan gøre, er at sende en anmodning eller opgave til din chef via e-mail og derefter blot vente (og vente og vente) på et svar. Det tager praktisk talt for din opgave at blive fanget i flaskehalsen.
I roden af problemet er din chef sandsynligvis meget travlt (og måske en smule uorganiseret) - og det betyder, at han eller hun muligvis har brug for en påmindelse eller to for at sikre, at opgaver bliver udført. Så måske e-mailer du din chef mandag eftermiddag med din anmodning eller opgave til gennemgang. Tirsdag, når du går forbi hans kontor i løbet af frokosten, stopper du ind og siger: "Ville bare minde dig om, at jeg har brug for din gennemgang og godkendelse af Smith-forslaget inden udgangen af dagen på onsdag - det er i din indbakke nu." Og så dukker onsdag formiddag igen ind for at spørge: ”Vil du være i stand til at få mig dine ændringer og godkendelse i eftermiddag? Jeg kan sende igen, hvis du har brug for det. ”
Jeg ved, det lyder irriterende. Men ærligt talt vil din chef sandsynligvis sætte pris på påmindelserne - og hvis det hjælper dig med at få det, du har brug for, hjælper det i sidste ende din chef (og hele afdelingen) til at lykkes.
Bed om at tage føringen
Selvom det er klart, at din manager foretrækker at gennemgå og godkende alt, hvad der går gennem afdelingen, hvis du får ham eller hende til at føle dig mere tillid til dine evner, er han eller hun måske villig til at udlevere tøjlerne.
For eksempel havde jeg for nylig en manager, der kunne lide det sidste kig på alt mit team, og jeg skrev - ned til de mest jordiske e-mails - og det bremsede alles fremskridt markant. Endelig benyttede jeg mig en chance for at stille min bund på en lille opgave, som jeg vidste, at jeg havde spikret: ”Hej Lisa, der er to webinarinvitationer, der forventes i dag. Jeg gennemgik kopien, og der var meget få redigeringer. Jeg ved, at du allerede har meget på din tallerken; ville det være OK, hvis jeg gik videre og flyttede dem frem? ”
Hun (lidt modvilligt) var enig, og jeg var endelig i stand til at krydse den genstand fra min opgaveliste - og hun så, at det viste sig fint. Når jeg havde testet farvandet, begyndte jeg langsomt at være mere sikker på at foretage disse opkald på andre opgaver: ”Jeg tror ikke, at denne har brug for din gennemgang, så jeg vil fortsætte med at afslutte den. Er det OK? ”Og det meste af tiden var hun enig. Selvfølgelig, hvis vi skrev en virksomhedsdækkende e-mail-kommunikation på vegne af det udøvende team, ville vi have brug for hendes godkendelse. Men hvis jeg lavede mindre redigeringer af en eksisterende salgsbrochure eller PowerPoint-dæk, var hun enig i, at hun ikke havde brug for at gennemgå. Og det åbnede hendes tid og løsnet flaskehalsen.
Har en Frank samtale
Naturligvis kan din chef være mere en stickler - og hans eller hendes reaktion på dit forsøg på at undgå den etablerede proces kan være: ”Nej, jeg har stadig brug for at gennemgå den. Jeg kommer til det, så snart jeg kan. ”
I dette tilfælde skal du tackle problemet mere direkte. Under dit regelmæssigt planlagte en-til-en-møde (hvis du ikke har et oprettet - du burde), skal du komme frem og hvordan det påvirker teamet: ”Jeg ved, at du har en hel del projekter og opgaver, der venter til gennemgang. Er der en måde, vi kan gøre processen mere effektiv på? Er der noget, jeg kan gøre individuelt for at gøre det lettere for dig? ”
For eksempel vil hun måske foretrække, at du angiver tidsfristen i emnelinjen i din e-mail, så hun kan prioritere sin indbakke baseret på, hvad der skal betales med det samme. Eller måske foretrækker din chef, at du medbringer en liste over afventende genstande til et ugentlig check-in-møde, og du kan adressere ethvert spørgsmål - og straks tjekke godkendelser - som du går.
Men selvom du ikke kan bestemme en øjeblikkelig løsning, vil alarmering af din chef direkte hjælpe ham eller hende med at indse, at det ikke kun er et spørgsmål om uorganisering eller en overfyldt indbakke - det er et problem, der påvirker hele holdets produktivitet. Og det kan være den vågne opkald, som din chef har brug for for at finde ud af en løsning.
