Mens jeg ledte en forskningstur til Bali, nippede jeg af min te og så solopgangen, da den rolige morgen blev afbrudt: Min kollega løb op til mig og sagde: ”Vi har et alvorligt problem.” Tre medlemmer af mit team kunne ikke finde deres pas, og kontanter manglede også. Efter en hurtig inspektion af værelserne bemærkede jeg, at dørlåse var blevet manipuleret med, og at nogen var brudt ind i lokalet, mens de sov hurtigt.
Efter en hurtig tur til konsulatet og et skridt til et mere sikkert hotel, så det ud til, at alt var i orden, men følelsen af at blive krænket holdt ud blandt holdet, og det tog et par dage at få vores fokus tilbage på arbejde.
Vi har en tendens til at fremhæve de utrolige øjeblikke, når vi rejser, men somme tider glemmer vi at overveje, hvordan de vanskelige øjeblikke også former vores oplevelse. Hvis du tager et hold i udlandet, skal du vide, hvordan man styrer det uforudsigelige og træffer stærke beslutninger, når det er nødvendigt. Og det er ikke kun et spørgsmål om at have den rigtige rejseforsikring eller kende de rigtige mennesker. At vide, hvordan man håndterer en hård situation, kan betyde forskellen mellem en lille hikke og en fuldstændig krise.
Gennem mine rejser har jeg behandlet alt fra at blive farligt syg til at sidde fast i landet på grund af politiske protester til at få teammedlemmer til at blive frarøvet i marken. Men bare fordi disse ting er sket, betyder det ikke, at jeg er stoppet med at rejse eller endda er bange for. I stedet er jeg blevet stærkere på at navigere i situationer, når de sker, og har hjulpet holdene til at være sammen, når de overvinder store problemer.
Så hvad gør du, når noget går galt, og du er langt væk fra hjemmet? Her er de vigtigste ting at huske, når det uforudsigelige sker.
Har en plan på plads
Jeg pakker altid to poser: en kuffert med alt mit tøj og rejseudstyr og en videreførelse "være der i morgen taske", som jeg stadig kunne leve af i en uges møder og eventyr om nødvendigt. Den taske har reddet mig gennem mistet bagage, forsinkelser og i krisesituationer, når jeg er nødt til at være på farten hurtigt.
Den samme tilgang bør gælde for din rejseplanlægning: Kom med en beredskab til plan for flere forskellige scenarier, inden du rejser. Der er et par store, der skal overvejes: hvis du mister dine dokumenter, hvis du sidder fast i landet, hvis et teammedlem bliver syge, hvis du bliver røvet eller er under en slags trussel, og hvis der er en ulykke eller katastrofe. Det lyder en smule skræmmende, men at køre gennem disse scenarier på forhånd kan hjælpe dig med at reagere effektivt og hurtigt.
Specifikt skal du sørge for at have 2-3 farvekopier af alles pas, og udveksle dem med forskellige medlemmer af dit team, så mindst en person får en kopi, hvis noget går galt. Du skal altid få rejse- og helbredsforsikring (kvalitetsintervaller, men til en forretningsrejse anbefaler jeg de bedste muligheder, inklusive medicinsk evakueringsforsikring). Har kopier af dine originale forsikringskort såvel som dine rejseforsikringskort.
Det er også vigtigt at vide forud for, hvor man skal gå i en nødsituation. Hvis du for eksempel mister dine dokumenter, skal du komme til din nærmeste ambassade og konsulat for at erstatte dem, så ved nøjagtigt, hvor de er.
I tilfælde af sygdom eller ulykke, skal du vide, hvilke hospitaler der er sikreste og mest ansete at gå til. Ofte kan din rejseforsikring hjælpe med det (og du kan få alvorlig forbløffende pleje i mange dele af verden - tjek Forbes 'liste over de bedste hospitaler i verden. De kan overraske dig!).
Jeg rådgiver også med at bære en "dummy" tegnebog med en lille mængde lokale kontanter (måske $ 20 værd og nogle udløbne kreditkort), i tilfælde af tyveri eller røveri. Folk griber sandsynligvis fat i, hvad de først kan få adgang til, så hold din rigtige tegnebog et sikkert sted, og den dummy tegnebog er let tilgængelig.
Disse små handlinger går langt i marken, og planlægning i forvejen og at vide, hvad man kan forvente, kan hjælpe dig med at holde ro i en vanskelig situation.
Hold ro, handle hurtigt
Mens han førte en gruppe i Indien, kom en dagstur til et historisk palads i bjergene uden for planen, og den seks timers rejse tilbage til byen måtte afsluttes om natten. (Tænk hårnåle kurver bjergveje uden gadelygter, og kør ud i front-on-trafik det meste af turen.) Hvis vi blev, ville vi skulle gå glip af vores møde med potentielle finansfolk i byen, og hvis vi kørte videre til nat ville sikkerhed være i fare. Folk på mit hold begyndte at narre og beskylde hinanden for at forblive i for længe.
Når tingene ikke går som planlagt, er det let at reagere for hurtigt og begynde at pege fingre. Men prøv at sikre, at dit hold undgår at spille skyldspelet for enhver pris --- det hjælper aldrig sager, og det gør næsten altid tingene værre. Og uanset hvad situationen er, skal du ikke lade dine følelser oversvømme din dømmekraft. Nogle gange kan det at være på et nyt sted få tingene til at virke mere arbejde end de er.
Så snart du lærer om et potentielt problem, skal du lytte og arbejde for at forstå, hvad der skete og omstændighederne omkring det. Når du har alle detaljerne og et klart billede af situationen, skal du være rolig, konsultere med dit team og derefter begynde at tage dine beslutninger. Hvis du får en hård beslutning - f.eks. Om en syg kollega skal bo i landet eller rejse hjem - skal du huske, at du ikke behøver at gå på det alene. Du ønsker at tale med læger, den enkelte, hans eller hendes familie og eventuelle sundheds- eller rejseforsikringsselskaber og arbejde for at indsamle så meget information som muligt.
I vores tilfælde besluttede jeg, at sikkerhed var vigtigst for teamet, og vi arbejdede med at arrangere en videokonference med vores finansfolk og fulgte op med en personlig middag senere på turen. Det var bestemt den rigtige beslutning - taget ved at være rolig og fleksibel.
Kontakt de rigtige mennesker
”Hej mor, jeg sættes i karantæne i Japan.” Disse ord er det, som ingen forælder ønsker at høre, men protokollen for syge rejsende tvang mig til at blive i landet i fire dage, indtil en læge meldte ud, at jeg havde det godt nok til at rejse. Mens mine rapporter hjem gjorde mine forældre nervøse, kommunikerede min rejseforsikringsrepræsentant med min familie, at jeg blev taget godt af og at alt skulle gå i orden.
Når der sker noget, skal du vide, hvem du skal informere hjemme - som din chef, dine medarbejdere eller dine rejsekammeraters familiemedlemmer. Dette er svære beslutninger at tage, og det bliver en fin balance; Brug dit skøn til at informere og rådgive folk derhjemme. I en lille snafu, ligesom en, der mister en mobiltelefon, er det sandsynligvis bedst at udskifte den og vente, indtil du kommer hjem for at fortælle folk det. Hvis der er en ulykke (uanset hvor lille), national krise eller kriminalitet, skal du ringe og fortælle folk, hvad der skete (og forsikre dem om, at situationen er under kontrol).
Når jeg tager studerende i udlandet, bruger vi ofte sociale medier til at nå ud til venner og familie (“Vores bil sad fast lidt, men vi er tilbage på vejen!”). Eller i tider, hvor begivenheder som politisk protester eller naturkatastrofer fandt sted i landet, der gjorde nyhederne hjemme, holder venner opdateret via e-mail og Facebook eller viste sig at være tilstrækkelige.
Og ikke bare stole på din smartphone for telefonnumre - du skal stadig bære rundt i en lille sort bog, når du rejser med alles kontaktoplysninger. Før jeg tager ud på en rejse, har jeg alle til at udarbejde en liste over forældre, ægtefæller og betydningsfulde andre samt en liste over hoteller, politi, ambassader og forsikringsselskaber.
Du skal også vide, hvem du skal kontakte i jorden i tilfælde af en hændelse. Især hvis du har oplevet kriminalitet eller chikane, er det vigtigt at vide, hvornår du skal indgive en rapport til de lokale myndigheder, og hvornår ikke. Et par retningslinjer: Hvis du bliver røvet, eller nogen prøver at skade dig, skal du gå til politiet. Hvis du beskæftiger dig med hverdagens gaderne chikane eller var lommelystne med et par dollars, er det sandsynligvis ikke det værd. Ved også, at politiet nogle gange, især i lande i konfliktzoner, kan være ineffektivt og ofte beder om en gave til deres arbejde (læs: bestikkelse). Hvis du skal indgive en rapport, er det altid godt at bede en betroet lokal kollega eller ven om at komme med dig, så tingene ikke går tabt i oversættelsen.
Tilby support og opmuntring
Jeg vil aldrig glemme en tur i Burma, i en særlig klodsetid for mig (hvor jeg var blevet chokeret af en ujordet elektrisk strøm og opretholdt en hjernerystelse i løbet af få dage). Mine kolleger, der mente, at det virkelig ikke var min uge, arrangerede en gruppemiddag og alle kastede ind for at skaffe mig et førstehjælpskit såvel som nogle små gaver. Selvom dette var ting, vi kunne få så let i staterne, ud i marken betød disse ting og deres støtte verden. Og vi griner meget af mine uheld.
Opmuntr dine kolleger til at dyrke aktiviteter, der holder moralen høj under en krise, hvad enten det er at lette en gruppediskussion, spise middag eller fejre en succes, som dit team har gjort. Det er svært at være den, der skal fokusere dit team i en krisetid, især hvis de føler sig ned eller forstyrrede over noget, der skete. Sørg for, at du budgetterer med tid til at beskæftige dig med dit team og tale om strategier for at komme videre og færdiggøre det arbejde, du har planlagt at gøre, mens alt bliver sorteret.
Hvis det er en kortvarig nødsituation, så prøv ikke at bo, sørg for at lære af det, og slut derefter dit arbejde på jorden. Forsøg at holde moralen høj, og trøst med at vide, at du alle er sammen her.
Det er let at overtænke, hvordan man reagerer i en nødsituation, men du er nødt til at stole på din tarm og tage den bedste beslutning, du kan i øjeblikket. At være forberedt på en krise betyder ikke, at du er nødt til at leve i frygt eller altid tænke, at det værste kan ske, det betyder bare at vide, hvad du skal gøre, og hvordan man skal reagere på baggrund af de omstændigheder og kultur, du er i. Med den rigtige forberedelse og indsigt, kan du styre enhver udfordring, der kommer din vej i marken.
