Hvor mange gange har du haft denne samtale gået ned?
Det er klart, det er en ekstremt frustrerende situation. Hvordan skulle du kæmpe gennem de snesevis af e-mails, du har modtaget i løbet af de sidste par timer alene for at finde den ene afgørende meddelelse, der havde en opgave, der var på grund af pronto? Og hvis du bruger e-mail på den smarte måde - kun at kontrollere din indbakke et par gange om dagen - har du muligvis ikke engang set beskeden endnu!
Det er et almindeligt dilemma, som alle i arbejdsstyrken sandsynligvis er stødt på på et eller andet tidspunkt (hvis ikke regelmæssigt). Det får også et vigtigt spørgsmål: Hvilken form er kommunikation, der passer til realtidsanmodninger versus opgaver, der bare skal udfyldes i de kommende dage?
For at løse dette spørgsmål om kontorkommunikationsetikette har Cyrus Stoller, en programmør, et system, som du bør overveje at implementere blandt dine medarbejdere. Opdelingen er ret enkel:
- Hvis du har brug for noget gjort inden for 30 minutter, skal du ringe til personen.
- Hvis du har brug for noget, der er gjort inden for to timer, skal du SMS til personen.
- Hvis du har brug for noget gjort inden for arbejdsdagen, skal du chatte personen.
- Hvis du har brug for noget gjort inden for de næste par dage, e-mail personen.
Mens den faktiske fordeling kan variere afhængigt af hvordan dit kontor fungerer (for eksempel på et lille kontor, kan det være fornuftigt bare at stoppe ved en persons skrivebord i stedet for at ringe), men det, Stoller får på, er nøglen: E-mail skal ikke være standard kommunikationsmidler til at komme over alt, hvad der skal kendes eller håndteres i realtid.
Naturligvis er dette system temmelig let for dig at implementere, når du arbejder med nære kolleger og klienter, men hvordan får du andre på kontoret til at lege sammen? Her er et par ting at prøve:
- Opret en automatisk e-mail-responder, der fortæller folk, hvordan man kommer i kontakt med dig, hvis sagen skal behandles inden for den næste time eller to.
- Hvis du støder på e-mails, der beder om handling i realtid, skal du høfligt huske dine medarbejdere, at du foretrækker, at denne meddelelse var videresendt via telefonopkald eller tekst, da du muligvis ikke kommer til deres e-mail i tide, hvis en anden nødsituation rammer.
- Hvis du er i en slags administrationsrolle, skal du indstille standarder på tværs af kontoret. Lad dine medarbejdere åbent tale om, hvordan de gerne vil have, at andre kommunikerer med dem, hvis der skal gøres noget i stedet for at alle antager, at e-mail er i orden.
Til sidst minde alle om, at et system som dette virkelig er en win-win. Ingen er knyttet til deres indbakker, og en presserende opgave vil aldrig blive fortrykt igen.
