Hvis du skulle bede mig om at vælge en ting, jeg ville give æren for min professionelle succes, hvad tror du, jeg ville sige?
En grad fra et prestigefyldt universitet? Et fantastisk netværk af magtfulde og indflydelsesrige individer? En die-hard arbejdsetik?
Nix. Det er mine telefonopførsler.
Jeg er seriøs. Fordi så meget af vores kommunikation i disse dage er elektronisk, glemmer vi ofte vigtigheden af de forbindelser, vi foretager over telefonen. Men sandheden er, at din stemme over håndsættet kan gøre lige så stort indtryk på nogen som din personlige tilstedeværelse.
Eksempel: For nylig havde jeg et møde med en kvinde for første gang personligt. Jeg frygter mødet og afstivede i en bekæmpende og vanskelig time - for efter utallige møder over telefonen var det, hvad hun havde trent mig til at forvente. Er det sådan, du ønsker, at andre skal se dig? Jeg troede ikke det.
Så her er, hvordan du sparker din telefon manerer op et hak og gør dem til dit hemmelige våben.
Svar altid med den anden eller tredje ring
Ingen har faktisk nogensinde været nødt til at give mig dette råd - jeg udviklede det som min egen personlige retningslinje efter at have observeret, hvad der gør mig vild, når jeg prøver at ringe til nogen.
Mange mennesker ser telefonen som et nødvendigt onde på arbejdspladsen og tager kun anvendelse af den i tider med presserende situation. Så jeg prøver at huske, at hvis nogen ringer til mig, har de sandsynligvis brug for noget med det samme. At hente telefonen så hurtigt som muligt er en nem måde at få den, der ringer til, til at føle, at du allerede er opmærksom, og det kan hjælpe med at starte samtalen på en mere positiv note, end hvis du ville lade den dvæle i nogle få flere ringe, eller værre, bare lade det gå til en telefonsvarer.
Plus, alle har opkalds-id i disse dage, og at lade din telefon ringe for længe kan give indtryk af, at du screener dine opkald. (Selvfølgelig screener du dine opkald, men vil du virkelig, at din opkalder skal vide det?)
Handle som om du er glad for, at de kaldte
Denne er hård - de fleste af dine opkald kommer sandsynligvis ikke fra dine bedste venner. Men hvis du taler til den, der ringer, som om du var glad for at høre hendes stemme, vil det gøre hende rolig og blødgøre tonen i diskussionen.
Vær selvfølgelig ægte. Den person, du taler med, kender sit forhold til dig, så der er ingen mening i at skabe en stærkere forbindelse end du har - hun ser lige igennem dig. Efter min oplevelse var den indledende ”Hej! Hvordan har du det? ”“ Åh, jeg er god, og du? ”Udveksling er, at det er alt, hvad der virkelig er nødvendigt for at høfligt og virkelig få ting til at gå.
Vær behagelig, men kort
En af de stereotyper, jeg ofte hører, er, at kvinder kan lide at tale i telefonen meget. Nu for mig kunne dette ikke være længere væk fra sandheden - men hvis det er tilfældet for dig, er det fint. Bare ikke praksis det på arbejdet.
Forsøg at bevare kontrollen over samtalen, og lad ikke de personlige spørgsmål blive hængende de første 10-15 sekunder - eller ”hvordan har du det?” Kan blive til en lang samtale om dit opkalds nye kæledyr eller de seneste eventyr med potteuddannelse hans lille barn. Når jeg har svaret: ”Jeg har det godt, tak!” Jeg starter lige ind i ”Så hvad kan jeg hjælpe dig med i dag?” Dette minder alle om, at dette er et forretningsopkald og får samtalen tilbage på sporet.
Til sidst skal du være kort. At holde dine opkald ikke mere end 3-5 minutter giver indtryk af, at du ved, hvad du laver, og du spilder ikke tid på at løse problemet. (Husk også, at hvis du ikke har dit eget kontor, vil de fleste af dine samtaler blive hørt - og nogle gange faktisk lyttet til. Husk på det, når du bliver fristet til at blive snak.)
Tilbyde yderligere hjælp og information
Jeg afslutter altid mine opkald med at spørge, om der er noget andet, min opkald har brug for. Hvis ikke, minder jeg dem om min e-mail-adresse, hvis de ønsker at følge op. Det lyder enkelt, men at sørge for, at du bliver opfattet som opmærksom og tilgængelig, giver dig omdømmet til at være en lydhør, kyndig og pålidelig kollega.
Selvom ideen om gode telefonopførsler kan virke en smule gammeldags "Emily Post", tro mig, at det at få dine telefonfærdigheder poleret vil betale sig. Kraftig brug af den telefon kan hjælpe dig med at lande en ny klient, opbygge gode forhold til kolleger i satellitkontorer - eller endda inspirere din yndlingsdeli til at kaste en ekstra godbit, når du bestiller frokost!
