Du åbner din e-mail første om morgenen, og der er 30 ulæste beskeder. Eller du har endelig taget fat på din indbakke og lige inden du er ved at logge ud af en e-mail til kommer ind. Eller hvad med dette scenarie: Du kæmper for at prioritere mellem dine andre opgaver og flere stjernemarkerede meddelelser.
Det første spørgsmål, der dukker op i dit hoved i nogen af disse situationer, er: Skal jeg åbne dette?
Let nok til at beslutte, ikke?
Men så er den anden tanke, du har, : Skal jeg svare på dette nu?
Det er hårdt, og helt ærligt er du den eneste person, der kender svaret. Så selvom jeg sandsynligvis ikke er kvalificeret til at fortælle dig nøjagtigt, hvornår du skal vende tilbage til nogen, kan jeg hjælpe dig med at indsnævre dine muligheder.
De siger det
Temmelig ligetil, men hvis nogen tager sig tid til at sige, "Kom tilbage til mig i dag" eller "Jeg vil meget gerne kende dine tanker inden i eftermiddag" eller "Lad mig vide, hvad du synes inden vores møde kl. 15" eller " Jeg har brug for denne ASAP, ”mener de det.
Dette gælder også for enhver frist, nogen giver dig - hvilket betyder, at hvis de sætter en dato for dit svar, skal du få det til dem inden da (eller, hvis du føler dig for produktiv, før).
Det er fra nogen, der er virkelig vigtig
Hvis du arbejder med krævende klienter eller high-profile execs, og du ved, at en forsinket reaktion vil skade dit omdømme (eller din virksomheds), er det altid det rigtige opkald at svare den dag.
Det handler om et presserende spørgsmål
Spørgsmål dukker op, frister skyves, chefer har brug for ting i sidste øjeblik - hvis det ser ud som presserende eller højt prioriteret, eller det påvirker noget, du i øjeblikket arbejder på, er det sandsynligvis din umiddelbare opmærksomhed værd.
Timingen er ikke rigtig
Kl. 17.00, og nogen er lige tilbage til dig. Sikker på, du kan svare lige der og der, men chancerne er for, at de er ved at forlade kontoret for dagen - og det vil gå tabt i havet af meddelelser, de får i morgen.
Hvis du ved, at personen ikke reagerer i dag, er det OK at skubbe den tilbage.
Du har brug for tid til at overvinde det
Nogen stillede dig et hårdt spørgsmål, eller de vil have noget, du har brug for at tjekke med din chef på, eller deres ord fanger dig væk eller rører nogle følelser. Giv dig selv den ekstra dag til at tænke over det, berolige dig og udforme dit svar - du vil have det bedre med at vide, at du har sendt det professionelle svar, selvom det krævede mere tid.
Det kræver mere end blot et svar
Måske er der ikke kun brug for et svar fra dig, men kræver flere menneskers input. Eller du skal sende dem et udfyldt regneark eller præsentationskladde. Det er altid bedre at tage mere tid på at samle dine materialer og dække alle dine baser end at sende et halvbagt svar på en fuldbagt anmodning.
Det får dig til at se godt ud
Museeskribent Sara McCord skitserer to gange, du vil gøre et bedre indtryk, hvis du venter på at svare på en e-mail. Det første er, når nogen beder om nye ideer - så længe det ikke haster, beder de dig om at være tankevækkende, så ved at holde ud giver indtrykket, at du faktisk prøver at komme med nogle gode ting.
Det andet er, hvis nogen skriver dig en lang besked - det ser uhøfligt ud, hvis du bare sender en hurtig e-sætning e-mail tilbage, så giv dig selv noget spillerum til at komme med et lige så grundigt svar.
Du er ikke tilgængelig (og de ved det)
Endelig, hvis du er på ferie, rejser eller er syg eller uundværlig uanset grund - og du kommunikerer dette på en eller anden måde (via en OOO-meddelelse eller mundtlig mund-mund) - er personen ikke forventer et øjeblikkeligt svar.
At udforme den ideelle reaktion er hård nok, så brug dette snyderi til at finde ud af det rigtige tidspunkt for at sende det væk, og du er sikker på at opretholde stjerneforhold.
Med alt dette sagt kan du måske føle dig dårlig med at ikke svare med det samme. I så fald skal du tage karriereekspert Sara McCords råd og skyde dette svar tilbage:
På denne måde ved alle, at du har beskeden, og den er på din radar.
